Chaque entreprise devrait avoir des directives sur les réseaux sociaux. C'est vrai même si votre entreprise n'est pas sur les réseaux sociaux (psst: voici comment commencer).
Raison numéro un? Vos collaborateurs sont sur les réseaux sociaux. Et les choses qu'ils disent et font peuvent avoir un effet positif ou négatif sur votre marque.
Les directives sur les médias sociaux établissent certaines règles. Dans certains cas, ces règles sont requises par la loi ou pour une protection juridique. Mais ils ne devraient pas être utilisés pour surveiller les personnes qui travaillent pour vous.
Bien faites, les directives peuvent donner aux employés les informations dont ils ont besoin pour faire les bons choix sur les réseaux sociaux, pour eux-mêmes et pour l'entreprise. Ils peuvent même transformer les membres de l'équipe en ambassadeurs inestimables pour votre marque.
Apprenez la différence entre une politique de médias sociaux et des lignes directrices sur les médias sociaux et découvrez quelques exemples d'autres marques.
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Sommaire
La différence entre une politique de médias sociaux et des lignes directrices sur les médias sociaux
Bien qu'elles soient souvent utilisées de manière interchangeable, une politique sur les médias sociaux et des directives sur les médias sociaux ne sont pas tout à fait la même chose.
UNE politique des médias sociaux est un document complet qui décrit en détail comment l'entreprise et ses employés utilisent les médias sociaux. Ces politiques visent à protéger une marque contre les risques juridiques et à maintenir sa réputation sur les réseaux sociaux.
Lorsqu'une politique des médias sociaux définit les règles et les répercussions de leur violation, directives sur les réseaux sociaux sont plus instructifs. Considérez-les comme un manuel de l'employé pour les meilleures pratiques des médias sociaux. Ces consignes doivent indiquer comment se comporter sur les réseaux sociaux d'une manière positive et saine pour l'entreprise, les employés et les clients. Il peut comprendre conseils d'étiquette, des outils utiles et des liens vers des ressources importantes.
Les directives sur les médias sociaux ne doivent pas non plus être confondues guide de style des médias sociaux. Un guide de style comprend des directives sur la voix de la marque, les visuels et d'autres éléments. Il est souvent utilisé par les créateurs de contenu dans une organisation pour s'assurer que leurs publications sont «sur la marque».
Les directives sur les médias sociaux sont également différentes des directives de la communauté, qui définissent les règles de l'engagement public avec votre compte ou votre groupe. Pour lutter contre les abus en ligne, la famille royale a partagé ses propres Règles de la communauté l'année dernière.
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Pourquoi vous avez besoin de directives sur les réseaux sociaux pour votre entreprise
Les médias sociaux peuvent être intimidants, surtout en ce qui concerne le jargon politique des médias sociaux. Mais vous ne voulez pas décourager les employés d'utiliser complètement les médias sociaux.
N'oubliez pas que chaque employé est un ambassadeur potentiel de la marque. Les lignes directrices sur les médias sociaux devraient leur fournir les outils dont ils ont besoin pour s'engager de manière positive, respectueuse et inclusive.
Grâce aux directives sur les réseaux sociaux, vous pouvez:
- Encouragez les employés à suivre vos comptes officiels
- Partagez votre entreprise stratégie de médias sociaux
- Donnez à vos employés les moyens de s'engager positivement
- Éduquer sur les meilleures pratiques des médias sociaux
- Présenter aux employés l'approbation outils tiers et les ressources, telles que Suite sociale de Hootsuite ou Académie Hootsuite formation
- Protégez vos employés du harcèlement social
- Protégez votre entreprise contre les risques de cybersécurité
- Améliorez la réputation de votre marque sur les réseaux sociaux
Les directives sur les médias sociaux sont généralement créées pour les employés, mais elles peuvent également être partagées avec des influenceurs, des partenaires commerciaux, des agences de création et d'autres personnes qui peuvent en bénéficier.
Ce qu'il faut inclure dans vos directives sur les réseaux sociaux
Il y a des agrafes qui devraient être dans toutes les directives des médias sociaux. Mais chaque entreprise est différente. Assurez-vous donc de personnaliser le vôtre en fonction des besoins de votre industrie et de vos employés.
Avant de commencer, il peut être judicieux de tendre la main aux employés. Vérifiez s'il existe des questions courantes ou des idées fausses que vous pouvez résoudre.
Voici un aperçu des sections principales que vous devez inclure dans vos consignes relatives aux médias sociaux.
Comptes officiels
Partagez les liens vers les réseaux sociaux de votre entreprise et encouragez les employés à suivre. C'est une excellente occasion de montrer aux employés comment votre marque se présente sur les réseaux sociaux. Si des hashtags spécifiques font partie intégrante de votre stratégie sociale, assurez-vous de les partager également.
Certaines entreprises autorisent ou exigent parfois des représentants qu'ils gèrent des comptes sociaux personnels au nom de la marque. Si tel est le cas, expliquez comment une personne peut (ou ne peut pas) obtenir l'autorisation de faire de même.
Divulgation et transparence
La loi exige que quelqu'un s'identifie en tant qu'employé lorsqu'il discute de questions liées à l'entreprise sur les réseaux sociaux. Aux États-Unis, le La Federal Trade Commission exige l'identification à effectuer dans le poste concerné. Il ne suffit pas de l'avoir dans votre bio.
En tant que personne qui travaille pour la nasa, c'est vraiment très agréable de voir des gens porter du matériel de la nasa. Alors continuez à le porter ????
– Garrett (@OnSomeGovtList) 16 janvier 2019
D'un autre côté, il y a des cas où quelqu'un s'est identifié comme un employé dans sa biographie sociale, mais prévoit d'exprimer ses propres opinions, politiques, etc. Dans ces cas, vous voudrez peut-être demander aux employés d'ajouter une divulgation indiquant que « Toutes les opinions exprimées sont les miennes. »Ou quelque chose dans ce sens.
Voici tout ce que vous devez savoir pour rester conforme sur les réseaux sociaux.
Intimité
Rappelez aux personnes qui travaillent pour vous d'éviter de partager des informations confidentielles. Cela inclut les informations privées sur les collègues, les communications privées, les divulgations financières, les actualités de recherche et développement, les produits à venir ou toute autre information sensible.
Cyber sécurité
C'est une bonne idée de passer en revue les principes de base de la cybersécurité, d'autant plus que les cyber-piratages et les menaces ne sont pas rares. Si vous collectez des informations sur vos clients, il est primordial que vous et vos employés protégiez ces informations.
Voici quelques conseils de cybersécurité que vous devriez aborder:
- Limitez les informations personnelles et professionnelles que vous partagez
- Choisissez des mots de passe forts
- Utilisez un mot de passe différent pour chaque compte social
- N'utilisez pas les mêmes mots de passe pour vos comptes d'entreprise
- Utilisez une authentification à deux facteurs (ou à plusieurs facteurs) pour vous connecter aux réseaux sociaux
- Utiliser des informations d'identification personnelles pour des comptes de réseaux sociaux personnels
- N'activez les services de géolocalisation sur les applications que lorsque cela est nécessaire
- Pratiquez la navigation en toute sécurité
- Assurez-vous que votre connexion Internet est sécurisée
- Ne téléchargez pas ou ne cliquez pas sur le contenu suspect
Harcèlement
La plupart des directives rappellent au personnel d'être aimable sur les réseaux sociaux. Il est important de promouvoir la positivité. Mais les entreprises doivent également indiquer clairement qu'elles ne tolèrent aucune forme de harcèlement sur les réseaux sociaux.
Il est également important de fournir un protocole ou des ressources aux employés victimes de harcèlement. C'est particulièrement vrai si votre entreprise encourage l'utilisation des médias sociaux. Définissez votre politique de lutte contre les trolls ou les brutes– que ce soit pour les signaler, les ignorer, les bloquer ou les interdire.
Dites aux gens comment signaler les problèmes qu'ils ont pu voir ou rencontrer. Si un soutien est nécessaire, dites aux employés comment et où les obtenir.
Inclusivité
Il est important que chaque employeur et chaque marque promouvoir l'inclusivité sur et hors des réseaux sociaux. Montrer à vos employés que vous vous souciez de l'inclusivité sur les réseaux sociaux leur montre que vous vous souciez aussi d'eux.
Les directives d'inclusivité peuvent inclure:
- Utilisez des pronoms inclusifs (ils / eux / les leurs / les gens)
- Ne faites pas d'hypothèses sur le sexe, la race, l'expérience ou les capacités
- Évitez les emojis spécifiques au genre ou à la race
- N'hésitez pas à partager vos pronoms préférés
- Utilisez la casse des titres pour les hashtags – cela les rend plus lisibles pour les lecteurs d'écran
- Fournir des légendes descriptives pour les images
- Soyez attentif à la représentation
Trouvez plus de ressources sur l'inclusivité ici.
Considérations légales
Rappelez aux employés de respecter la propriété intellectuelle, les droits d'auteur, les marques de commerce et les autres lois pertinentes. Une bonne règle d'or est la suivante: si ce n'est pas le vôtre et que vous n'en avez pas l'autorisation, ne le postez pas.
À faire et à ne pas faire
Faire et ne pas énoncer les choses très clairement. Certaines choses peuvent sembler évidentes, mais elles peuvent ne pas être évidentes pour tout le monde.
Voici quelques choses à faire et à ne pas vouloir inclure:
- FAIRE indiquez l'entreprise comme employeur dans votre biographie sur les réseaux sociaux (si vous le souhaitez)
- NE PAS interagir avec les concurrents d'une manière inappropriée
- FAIRE partager des articles, des événements et des histoires sur l'entreprise
- NE PAS engager une couverture ou des commentaires négatifs
- FAIRE exprimer votre propre opinion. Assurez-vous simplement que vous ne parlez pas au nom de l'entreprise
- NE PAS commenter les questions juridiques relatives à l'entreprise
- FAIRE signaler le harcèlement que vous avez subi ou remarqué
Comme alternative ou module complémentaire, envisagez d'inclure une section de questions fréquemment posées, surtout si vous répondez fréquemment à certaines requêtes. Si vous n'avez pas reçu de questions, demandez-les à vos employés.
Ressources utiles
Inclure des liens vers des ressources utiles tout au long des directives ou dans une section distincte. Assurez-vous de référencer votre politique de médias sociaux, votre guide de style de médias sociaux et vos directives communautaires.
Vous pouvez également souhaiter ajouter des liens vers des documents d'entreprise, tels que votre code de conduite d'entreprise, les accords avec les employés, les politiques de confidentialité, etc. Réglementation en matière de marketing, de publicité et de vente du gouvernement du Canada et la FTC peut également être liée ici.
Si votre entreprise propose des ressources sur les réseaux sociaux, informez-en tout le monde. Que ce soit ses outils ou sa formation Hootsuite, ou ses allocations pour les cours de médias sociaux, donnez le pouvoir aux personnes qui travaillent pour vous comme vous le pouvez.
Par exemple, Hootsuite Amplify est un excellent moyen de trouver du contenu approuvé pour partager et améliorer votre marque personnelle ou d'entreprise.
Informations de contact
Assurez-vous également d'ajouter des informations sur qui ou où envoyer les questions. Il peut s'agir d'une personne spécifique, d'un forum ou d'une chaîne détendue, ou d'une adresse e-mail.
Date
Indiquez quand vos directives ont été mises à jour le plus récemment.
Exemples de lignes directrices sur les médias sociaux
Vous cherchez des exemples concrets de directives sur les réseaux sociaux? Nous avons rassemblé certaines des meilleures présentations PowerPoint, des explicateurs vidéo.
Nordstrom
Les directives de Nordstrom sur les médias sociaux destinées aux employés sont simples et complètes. Ils demandent notamment aux employés de veiller à ce que leurs postes «ne créent pas de conflit d'intérêts réel ou perçu». Il oriente également les lecteurs vers ses lignes directrices complémentaires sur les conflits d'intérêts et les cadeaux et paiements inappropriés.
Orange
En plus de définir les attentes des employés, les directives d'Orange sur les médias sociaux montrent à ses employés comment ils peuvent tirer parti des médias sociaux. Avec des pointeurs tels que «observer les tendances», «écouter les commentaires» et «assister aux conférences en ligne», il permet aux employés d'utiliser le social comme un outil pour renforcer leur expertise de l'industrie.
Photocopier
Les directives de Xerox sur les réseaux sociaux se présentent sous la forme d'un explicateur vidéo. Dans la vidéo, Xerox propose sept conseils aux employés, avec des exemples et des animations faciles à suivre.
Meilleur achat
Les directives de Best Buy sont accompagnées du sous-titre: «Soyez intelligent. Être respectueux. Soyez humain. "Parce qu'ils sont publiés sur un forum de messages, il est facile de voir quand ils ont été mis à jour pour la dernière fois et l'auteur de la mise à jour. Il se termine par une liste des politiques pertinentes et des informations de contact.
Le New York Times
Dans un souci de transparence, le New York Times a publié une note interne sur ses lignes directrices sur les médias sociaux à l'intention des journalistes. Les éditeurs peuvent avoir une norme plus élevée à respecter que la plupart des entreprises lorsqu'il s'agit de préserver l'objectivité, de nombreuses directives peuvent toujours s'appliquer.
Intel
Les directives d'Intel sur les réseaux sociaux proposent trois règles d'engagement: divulguer votre relation avec Intel, protéger la marque et faire preuve de bon sens. En plus de définir ces règles, l'entreprise décompose également des lignes directrices spécifiques pour les praticiens des médias sociaux et pour le contenu sponsorisé.
Gouvernement de la Colombie-Britannique
Les lignes directrices sur les médias sociaux pour les employés de la fonction publique de la Colombie-Britannique sont disponibles dans une variété de formats, ce qui les rend plus accessibles. Outre les directives interactives en ligne et une version PDF, il existe une section pour les questions fréquemment posées et des diapositives PowerPoint qui peuvent être utilisées à des fins de formation.
Université de Stanford
Les directives de l'Université de Stanford font une distinction entre les personnes qui postent au nom de l'université et les comptes personnels. Il fournit également des règles d'utilisation départementale des médias sociaux au nom de l'université. Cela peut être un bon modèle pour les grandes entreprises avec plusieurs départements, comptes et membres de l'équipe.
FedEx
FedEx propose 10 directives sur les réseaux sociaux à ses employés dans ce PDF de quatre pages. Les questions et réponses les plus fréquentes sont placées avec la règle pertinente, ce qui permet de résoudre les incertitudes dès qu'elles surviennent. Les extraits de code utilisés sur les réseaux sociaux pendant le temps de travail et les ressources informatiques facilitent la digestion des politiques associées.
ESPN
ESPN a publié une nouvelle politique en 2017 après plusieurs controverses publiques, dont une qui a conduit à la suspension de l'un de ses diffuseurs. Les nouvelles directives encouragent les employés à «réfléchir avant de tweeter» et même à consulter d'autres employés avant de publier. Au-delà des règles générales, il comporte également une section distincte pour les questions politiques et sociales.
IBM
Fidèle à la marque, IBM appelle son guide «Social Computing Guidelines». Il couvre les réseaux sociaux (par exemple Facebook, LinkedIn), les réseaux de partage de médias (par exemple Instagram, Snapchat), les plateformes de communication (par exemple WhatsApp, Messenger), les réseaux de microblogging (par exemple Twitter, Tumblr), des forums de discussion (Reddit, Quora), des outils d'entreprise, etc.
Consignes pour les praticiens PlayStation
Vos directives sur les médias sociaux peuvent s'appliquer aux influenceurs ainsi qu'aux employés. Mais si vous travaillez souvent avec des «praticiens» ou des partenaires, il peut être utile de créer des directives distinctes, comme l'a fait PlayStation. PlayStation inclut des demandes spécifiques, comme marquer la société sur les réseaux sociaux et inclure des hashtags spécifiques dans les publications.
Hootsuite facilite la protection de votre marque sur tous les canaux sociaux. À partir d'un seul tableau de bord, vous pouvez facilement gérer les autorisations, approuver les publications, modifier les messages, profiter des outils de conformité et de sécurité, etc.
