Comment organiser un événement virtuel réussi : 10 conseils


De nombreuses personnes utilisent Internet pour se connecter avec leurs amis et leur famille. Mais les événements virtuels sont également un moyen rentable de se connecter avec d’autres professionnels. Pendant la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises, réseaux et vie sociale se sont déplacés en ligne, et le secteur des événements virtuels est actuellement en plein essor.

Dans cet article, nous allons explorer ce que sont les événements virtuels, comment ils fonctionnent et comment vous pouvez organiser un événement engageant qui fera revenir vos invités.

Que sont les événements virtuels ?

Les événements virtuels sont des événements organisés en ligne. Selon l’objectif, ils peuvent être hébergés sous la forme de webinaires sur invitation uniquement, de diffusions en direct accessibles au public, de conférences en ligne nécessitant des laissez-passer payants ou d’événements informels sur les réseaux sociaux, par ex. tweets en direct ou sessions AMA (demandez-moi n’importe quoi).

Les événements virtuels ont généralement lieu sur des plateformes en ligne comme Instagram, Twitter ou Clubhouse où vous pouvez vous connecter avec votre public via un chat vidéo ou un appel vocal. Il existe également un marché croissant de plateformes d’événements virtuels spécialisées pour les webinaires et les conférences.

Le plus grand avantage d’organiser un événement virtuel est qu’il est relativement peu coûteux – pas besoin de louer d’espace ! De plus, vous pouvez parler à un public mondial dans le confort de votre foyer.

Cependant, l’organisation d’événements virtuels présente également certains inconvénients, à savoir que vous n’êtes pas physiquement devant vos invités. Certains participants peuvent se sentir déconnectés ou avoir du mal à se concentrer sur ce que vous dites car ils luttent avec la qualité vidéo et audio, une mauvaise insonorisation ou le bruit de fond.

Types d’événements virtuels

Bien que vous puissiez organiser un événement virtuel pour pratiquement n’importe quelle raison et occasion (sans jeu de mots !), voici quelques types d’événements virtuels populaires :

Événements de réseautage virtuel

Les événements de réseautage virtuel permettent aux participants de se réunir et de réseauter dans un environnement virtuel. Un large éventail d’événements de réseautage peut être organisé, y compris des happy hours, des réunions après le travail et plus encore.

Événements virtuels de consolidation d’équipe

Les événements virtuels de consolidation d’équipe permettent aux participants de s’engager dans une variété d’activités de consolidation d’équipe et de renforcer le moral de l’équipe, le tout dans le confort de leur propre bureau à domicile.

Événements de collecte de fonds virtuels

Il était autrefois difficile pour un organisme de bienfaisance ou à but non lucratif de faire entendre sa voix, mais avec les nouvelles avancées technologiques, la collecte de fonds virtuelle a pris son envol et est l’une des méthodes les plus populaires pour collecter des fonds en ligne.

Événements de recrutement virtuels

Les événements de recrutement virtuels offrent un excellent moyen de réduire le bassin de candidats et d’identifier des candidats qualifiés sans obliger les employeurs à consacrer trop de temps ou d’argent au recrutement.

Événements de magasinage virtuel

Les experts pensent que les achats en direct sont la prochaine grande nouveauté dans les médias sociaux et le commerce électronique. Les événements de magasinage virtuels sont essentiellement des démonstrations de produits en ligne où les participants peuvent virtuellement « acheter » des vêtements, des cosmétiques et d’autres produits.

Rendez-vous sur notre site de mises à jour des médias sociaux pour en savoir plus sur l’événement de magasinage virtuel de Facebook, les vendredis de magasinage en direct.

shopping en direct avec un hôte présentant des produits de maquillage

La source: Facebook

Événements sociaux virtuels

Les événements virtuels ne sont pas tous des affaires. Vous pouvez également organiser de petits événements sociaux virtuels informels et, par exemple, jouer à des jeux de société en ligne avec votre famille ou vos amis.

Idées d’événements virtuels

Maintenant que tu sais Pourquoi vous voudrez peut-être organiser un événement virtuel, voici le comment. Considérez ces plateformes et formats d’événements en direct pour votre prochaine grande réunion en ligne.

Tweeter en direct

Le tweet en direct consiste à publier activement des tweets, offrant des commentaires sur un événement en direct que votre public connaît et suivra probablement, par exemple un concert, une conférence ou un événement sportif.

Ateliers virtuels

Ce type d’événement est le moyen idéal pour fournir une formation pratique lorsqu’il est impossible de fournir un enseignement traditionnel en face à face. Ils sont également parfaits pour les formations où il n’y a peut-être pas assez d’espace pour accueillir tous les participants.

Conférences virtuelles

Les conférences virtuelles vous permettent d’organiser de grands rassemblements sans avoir besoin d’un lieu coûteux ou d’une grande équipe. Comme leur homologue traditionnel en personne, les conférences virtuelles offrent de nombreuses opportunités aux participants d’interagir les uns avec les autres et de collaborer sur de nouvelles idées.

AMA sur Reddit

AMA signifie « demandez-moi n’importe quoi » et est un moyen pour les gens d’obtenir de vraies réponses de la part de quelqu’un qui les intéresse. Vous pouvez démarrer une AMA en allant sur Reddit et en demandant aux autres :  » Suis-je assez intéressant pour faire une AMA ?

Lorsque vous répondez à des questions dans votre message, assurez-vous que vos réponses sont complètes afin que le public ait une idée de qui vous êtes et de ce qui est important pour vous. Une bonne pratique consiste pour les personnes impliquées dans l’AMA à inclure des liens vers leur site ou leurs profils de réseaux sociaux pour obtenir de nouveaux abonnés potentiels.

Article de Bill Gates AMA sur Reddit

Source : Reddit

Webinaires

Les webinaires sont un moyen facile de se connecter avec d’autres professionnels du monde entier. L’hébergement d’un webinaire est un excellent moyen de bâtir votre réputation et d’étendre votre réseau dans l’espace virtuel.

Diffusion en direct sur les réseaux sociaux

Les diffusions en direct sur des plateformes comme Instagram ou Facebook peuvent vous aider à établir des liens avec des clients existants et potentiels, ainsi qu’avec d’autres personnes de votre secteur ou de votre créneau. Ils sont un excellent moyen de faire connaître votre produit, de partager de nouvelles idées et opinions, de vous présenter à des clients potentiels et d’étendre votre portée.

10 conseils pour organiser des événements virtuels

Organiser un événement virtuel peut être une tâche ardue, mais ce n’est pas obligatoire. Il existe d’excellents conseils et meilleures pratiques qui vous aideront à assurer le succès de votre événement virtuel et à laisser à chacun une expérience incroyable :

1. Fixez-vous des objectifs clairs dès le départ

Avant de planifier l’agenda de votre événement virtuel ou de choisir la meilleure plate-forme d’événement virtuel, assurez-vous de savoir pourquoi vous souhaitez organiser un événement. Fixez-vous des objectifs SMART et assurez-vous que toute l’équipe en charge du projet comprend ce que vous voulez atteindre.

Graphique d'objectif SMART expliquant l'acronyme

Source : Le réseau des réserves

2. Choisissez la bonne plateforme pour héberger votre événement virtuel

Il existe de nombreuses plateformes qui offrent différentes fonctionnalités, du co-hébergement avec une autre organisation ou entreprise aux outils de modération avancés.

3. Choisissez le bon moment pour votre événement

Vous voulez tenir compte du nombre de personnes qui pourront y assister, qu’elles se trouvent ou non dans des fuseaux horaires différents et du temps dont vous avez besoin pour les questions-réponses.

Rappelles toi: Différents pays ont des horaires de vacances différents !

4. Faites la promotion de votre événement virtuel

Ne prévoyez pas qu’un public vienne à vous – assurez-vous d’annoncer votre événement bien à l’avance afin que les participants sachent quand il se passe et comment ils peuvent y participer.

5. Élaborer un ordre du jour clair qui comprend des conférenciers et des calendriers

Vous ne voulez pas que vos participants attendent pendant de longues périodes. Fournissez un ordre du jour clair avec les horaires clairement indiqués et incluez tous les liens pertinents, afin que les participants puissent planifier à l’avance.

6. Incluez des modérateurs à votre événement

Vous voulez vous assurer d’avoir suffisamment de modérateurs sur place lors de votre événement virtuel au cas où les choses deviendraient incontrôlables. N’oubliez pas : tout le monde n’est pas aussi poli en ligne que hors ligne !

7. Engagez votre public

Votre public n’a pas besoin d’une « heure de cours » – planifiez plutôt des activités qui impliquent une participation active. Encouragez vos participants à avoir des conversations entre eux et à poser des questions aux hôtes.

8. Préparez-vous à dépanner

Vous pouvez envisager d’utiliser plusieurs plates-formes. Au cas où il y aurait des difficultés techniques avec votre vidéo ou audio, vous pouvez passer à un autre service et continuer l’événement comme prévu.

9. Envoyez un suivi post-événement

Assurez-vous de communiquer avec vos participants sur la façon dont ils peuvent accéder aux enregistrements de l’événement par la suite. Cela les encouragera également à se joindre à nouveau la prochaine fois!

10. Débriefing

Une fois l’événement terminé, prenez le temps de vous connecter avec votre équipe et de revoir ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Ainsi, vous serez mieux préparé pour votre prochain événement virtuel !

Plateformes d’événements virtuels

Si vous n’avez jamais organisé d’événement virtuel auparavant, l’une de ces 4 plateformes vous aidera à démarrer.

Instagram en direct

Si vous avez de nombreux abonnés sur Instagram, la diffusion en direct sur la plate-forme est votre meilleur pari. Utilisez Instagram Live Rooms pour héberger un flux avec jusqu’à 3 autres haut-parleurs. Vos téléspectateurs pourront commenter le flux et poser des questions, et vous pourrez accéder aux analyses du flux une fois que vous aurez terminé.

Club-house

Cette application audio en croissance rapide est parfaite pour les événements qui sont plus une discussion qu’une présentation. Vous pouvez envoyer des invitations à des événements avec des liens pour créer des salles, puis toute personne ayant installé l’application pourra écouter et commenter ce qui se dit en direct.

Si vous avez de nombreux abonnés sur Twitter, essayez l’alternative de la plate-forme à Clubhouse – Twitter Spaces.

Et si vous souhaitez en savoir plus sur Clubhouse, consultez notre guide de l’application Clubhouse, où nous explorons comment elle peut être utilisée par les entreprises.

GoToWebinaire

GoToWebinar est un logiciel d’événement virtuel populaire parfait pour les événements avec un nombre limité de participants. L’option de partage d’écran garantit que tout le monde peut voir toutes les diapositives en temps réel et garantit une excellente expérience aux participants.

BigMarker

Un outil de webinaire facile à utiliser et sans téléchargement. BigMarker vous permet de créer des tableaux blancs numériques pour votre événement en direct. Les participants peuvent commenter sur le tableau et poster des questions dans une discussion de groupe en temps réel.

Exemples d’événements virtuels

Si vous êtes à la recherche d’inspiration, voici quelques exemples d’événements virtuels que des entreprises et des influenceurs ont organisés sur les réseaux sociaux et au-delà.

Les tutoriels maquillage Benefit Cosmetics sur Facebook Live

Plus de 2,4 000 téléspectateurs se sont connectés pour apprendre à créer un éclat époustouflant.

Cet Halloween, nous servons du grand INSPO pour les sourcils ! 😉🎃 Nous sommes ici avec la BOO-tiful @SabrinaXMakeup aujourd’hui, et elle va nous montrer comment créer un éclat incroyable pour les sourcils.

posté par Avantage Cosmétique le jeudi 25 octobre 2018

Pub Quiz en direct de The Earful Tower Podcast

Oliver Gee, animateur du podcast The Earful Tower, organise des événements-questionnaires sur le thème parisien de sa chaîne YouTube et offre même des prix aux gagnants.

Concert Facebook Live de Garth Brooks et Trisha Yearwood

Les superstars country ont organisé une jam session sur Facebook Live, prenant en compte les demandes des fans à l’avance et pendant la diffusion.

Lundi soir à 19h ET la Reine et moi jouons vos demandes pendant #StudioG ! Postez vos demandes de chansons ci-dessous et…

posté par Garth Brooks au vendredi 20 mars 2020

La tournée des coulisses d’Antron Brown sur Twitter

Le chauffeur de la NHRA a fait visiter aux téléspectateurs de Twitter sa boutique, qui abrite des dragsters et des trophées, entre autres trésors de réducteurs.

Cours de pâtisserie en direct du chef pâtissier exécutif de LinkedIn

Le chef pâtissier de LinkedIn montre aux membres comment faire des croissants et du pudding au pain.

Facebook Live endormi de Purple Mattress

Plus de 295 000 personnes ont regardé cette vidéo de 45 minutes d’une femme bâillant et se brossant la perruque.

Cher Sleepless, nous sommes là pour vous aider. Nous vous présentons Une femme qui ne peut s’empêcher de bâiller et de se brosser les cheveux. Sommeil heureux.

posté par Mauve le lundi 1er mai 2017

Doodles du déjeuner par Mo Willems

Chaque jour à l’heure du déjeuner, l’artiste en résidence du Kennedy Center Education organise des sessions de gribouillage pour les enfants sur YouTube.

Livestreams Yoga de Lululemon

Les ambassadeurs mondiaux de la marque de yoga dirigent des cours d’entraînement, de méditation et de yoga sur Instagram en direct.

Expositions en ligne du VanGogh Museum

Le musée VanGogh à Amsterdam permet aux adeptes faire des visites de la galerie dans le confort de leur canapé.

Le British Museum ouvre ses portes à Google Street View

Plus de 60 galeries du British Museum peuvent être visitées depuis Google Street View.

Les vendredis d’exercices d’incendie deviennent virtuels

L’organisation de Jane Fonda met l’activisme climatique en ligne avec des rassemblements virtuels tous les vendredis.

Girlboss Rally passe au numérique

La fondatrice de Girlboss, Sophia Amoruso, prévoit d’héberger la conférence annuelle de sa marque entièrement en ligne cette année.

Sommet en ligne sur les voyages d’affaires de Skift

Skift utilisera Zoom pour héberger ce sommet en ligne avec plusieurs conférenciers et participants. Les invités ont la possibilité de poser des questions et auront accès à un enregistrement de l’événement.

3 % des présentations en direct de la conférence

Cette organisation, fondée pour remédier au fait que seulement 3% des directeurs créatifs étaient des femmes, propose la diffusion en direct de ses conférences pour coûts réduits. Le groupe organise également régulièrement des prises de contrôle sur Instagram Story pour inspirer les abonnés.

Hootsuite peut vous aider à promouvoir vos événements virtuels sur les réseaux sociaux et à vous connecter avec les participants. Planifiez toutes vos publications sur les réseaux sociaux, interagissez avec vos abonnés et mesurez les performances à partir d’un seul tableau de bord. Essayez-le gratuitement.

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