Que vous soyez novice dans le travail à distance ou que vous ayez fait partie d’une équipe à distance depuis un certain temps, les conférences téléphoniques, les présentations et les démonstrations en ligne sont un élément essentiel des tâches quotidiennes des petites entreprises, en particulier au sein des équipes de vente et de marketing.
Sachant que vous allez partager votre écran d’ordinateur devant votre équipe, les supérieurs ou les clients potentiels peuvent être éprouvants, nous avons donc dressé une liste de conseils de partage d’écran et de meilleures pratiques pour vous aider à vous sentir plus en confiance et impressionné. votre patron ou votre client.
Sommaire
Quand utiliser le partage d’écran et les appels vidéo
Avant de commencer, c’est une bonne idée de savoir quand vous devez utiliser un appel vidéo par opposition à un e-mail, un logiciel d’enregistrement d’écran et vidéo ou toute autre méthode de communication.
Après tout, les conversations vidéo inutiles sont tout aussi inefficaces que les réunions avec des collègues et des clients lorsqu’un e-mail, un appel téléphonique ou un enregistrement vidéo auraient suffi.
Une bonne règle de base à garder à l’esprit est de déterminer si le sujet mènera à une discussion. Après tout, passer un appel vidéo pour hacher quelque chose peut être beaucoup plus efficace que d’envoyer des e-mails d’avant en arrière pendant des heures ou des jours qui peuvent être facilement mal interprétés.
Deuxièmement, si vous avez des informations complexes à expliquer ou à présenter à un groupe, passer à un appel vidéo pour partager votre écran et répondre à des questions est un excellent moyen de fournir des instructions ou des instructions claires avant toute confusion.
Une autre excellente utilisation des appels vidéo, en particulier avec une équipe ou des membres distants, est de présenter des rapports marketing ou d’autres données importantes à votre équipe ou à votre direction. Faites le meilleur usage des outils de partage d’écran à portée de main pour que tout le monde se sente inclus tout en continuant à faire passer votre message comme vous l’auriez fait si vous vous étiez présenté en personne.
Pourquoi vous pourriez utiliser un logiciel de partage d’écran à distance
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez envisager de partager votre écran pour présenter à distance des informations. Surtout pour les équipes distantes ou les clients longue distance, c’est un outil logiciel indispensable à avoir sous la main.
Réunions d’équipe
L’une des principales raisons, sinon la principale, des utilisateurs sont susceptibles de partager leur écran lors d’une réunion d’équipe. Il peut être utile de démontrer exactement ce dont vous discutez en partageant votre écran avec d’autres personnes lors d’un appel ou lors d’une réunion dans une salle de conférence. Le partage de votre écran permet à tout le monde d’être littéralement sur la même page lors d’une réunion.
Webinaires
Les webinaires sont d’excellents moyens d’atteindre votre public et de le sensibiliser à un certain sujet, en particulier comme moyen de générer ou de nourrir des prospects dans le but de les transformer en clients.
La meilleure façon d’animer un webinaire est de préparer une présentation, puis d’utiliser une application de partage d’écran pour partager les diapositives du webinaire avec vos participants. Utilisez un logiciel de partage d’écran qui permet de discuter en privé avec le présentateur ou une capacité de «lever la main» afin de répondre aux questions tout au long du webinaire.
Démos clients
C’est particulièrement populaire pour les entreprises SaaS. Le logiciel de partage d’écran permet au SaaS ou à toute autre entreprise qui souhaite donner aux clients potentiels ou existants une démonstration du fonctionnement du logiciel et de la façon de tirer le meilleur parti du produit.
Service client
Une autre grande stratégie SaaS consiste à utiliser le partage d’écran lorsque vous parlez aux clients des problèmes d’intégration qu’ils pourraient rencontrer avec le logiciel. C’est un excellent moyen de voir de visu ce que le client voit, et de montrer comment le logiciel devrait vraiment fonctionner et toutes les autres fonctionnalités qu’il pourrait ne pas être pleinement conscient ou à l’aise d’utiliser.
Arguments de vente
Les argumentaires de vente vidéo sont un excellent moyen de faire de la sensibilisation et des ventes auprès de clients du monde entier. Les vendeurs peuvent présenter leur plate-forme de vente via un logiciel de partage d’écran vidéo et de conférence pour passer en revue chacun de leurs points de discussion. Cela rend la présentation professionnelle et personnelle, car les vendeurs peuvent utiliser un logiciel qui peut à la fois partager leur écran et leur propre vidéo.
Conseils de partage d’écran pour les équipes distantes
Si vous n’êtes pas sûr du partage d’écran pour la première fois, surtout si c’est la première fois qu’une partie ou la totalité de votre équipe travaille à distance, nous avons rassemblé neuf de nos meilleurs conseils d’enregistrement d’écran pour vous aider à naviguer dans ces nouvelles eaux.
1. Testez le partage d’écran avec un ami ou un collègue
De nombreux travailleurs connaissent actuellement le travail à distance pour la première fois, ce qui signifie que de nombreuses personnes utilisent également pour la première fois un logiciel de visioconférence et de partage d’écran.
Vous ne voulez pas que votre appel soit la première fois que vous apprenez comment fonctionne le logiciel et où se trouvent les boutons de commande. Ceci est encore plus important si vous présentez un webinaire à un large public ou une démo à de nouveaux clients potentiels.
Si vous n’avez jamais utilisé le service auparavant ou que votre entreprise est récemment passée à un nouveau logiciel d’appel vidéo, assurez-vous de tester le partage d’écran avec un ami ou un collègue avant de vous lancer dans votre appel et devez le travailler en temps réel.
2. Préparez-vous à l’avance
Évitez de partager votre écran et de tâtonner pour ouvrir les pages Web et les fichiers que vous devez partager.
Au lieu de cela, vous devriez être incroyablement préparé et avoir tout ce dont vous avez besoin pour votre réunion ou présentation ouvert déjà. Si vous partagez des résultats ou des données avec votre équipe de médias sociaux, assurez-vous d’avoir également préparé tous vos points de discussion.
Si vous organisez un webinaire, assurez-vous que vos diapositives sont prêtes à être diffusées lorsque votre public s’est connecté.
3. Désactivez les notifications
De nombreuses personnes ont activé les notifications sur leur ordinateur, que ce soit les messages Slack, les notifications du navigateur, les iMessages et plus encore. Avant de rejoindre une réunion ou un appel, c’est une bonne idée de passer en mode Ne pas déranger ou de désactiver ces notifications.
Sur un Mac, accédez à Préférences Système> Notifications pour activer le mode Ne pas déranger ou définissez des limites de temps lorsque vous ne souhaitez pas que les notifications apparaissent.
Vous ne voulez pas que des notifications inappropriées, non pertinentes ou intrusives apparaissent pendant que vous présentez vos informations, en particulier lorsque vous parlez à des clients et des clients.
4. Fermez les onglets supplémentaires
Bien que vous puissiez avoir beaucoup d’onglets supplémentaires ouverts dans votre travail quotidien – vous pouvez jeter un coup d’œil sur le mien ci-dessous – présenter un webinaire, une démo ou d’autres informations n’est pas le moment de garder tous ces onglets ouverts.
Gardez uniquement les onglets dont vous avez besoin pour votre présentation ouverts et facilement accessibles afin de pouvoir naviguer rapidement d’une page à l’autre.
Si vous avez 33 onglets ouverts, comme je le fais dans la capture d’écran du navigateur ci-dessus, vous ne pouvez pas voir comment chaque onglet est appelé. Évitez de cliquer frénétiquement en essayant de trouver le prochain point de discussion en n’ayant que les onglets dont vous avez besoin.
5. Supprimez les dossiers de bureau inutiles
S’il est possible que vous montriez votre bureau à certains moments, lorsque vous passez d’un programme à un autre ou que vous ouvrez de nouveaux fichiers, assurez-vous qu’aucun fichier ou dossier embarrassant ou confidentiel n’est visible.
Vous avez peut-être exploré de nouveaux emplois, consulté des concurrents clients ou simplement enregistré du contenu personnel, et vous ne voulez pas qu’ils soient visibles lors du partage d’écran.
6. Demandez à quelqu’un d’autre de prendre des notes
Un de mes plus gros défauts est que j’ai une terrible mémoire. Je suis toujours franc à ce sujet avec mes collègues, clients et employeurs, et je leur fais savoir que ma façon de lutter contre cela est de prendre des notes constantes tout au long de nos appels pour que je me réfère à plus tard.
Si vous êtes de la même manière, ou si vous souhaitez simplement prendre des notes sur des points de discussion importants, vous voudrez probablement que quelqu’un prenne des notes, même si vous êtes la personne qui parle le plus.
Après tout, il est possible que certains des membres de votre audience aient des questions ou des suggestions importantes lors de votre présentation. Et si vous êtes le partage d’écran, vous ne voulez pas changer de fenêtre ou ouvrir d’autres programmes pour commencer à taper des notes pour que tous voient et lancent des distractions.
Désignez plutôt quelqu’un qui écoutera ou demandez à un collègue proche de se joindre à vous pour prendre des notes, afin que vous puissiez enregistrer des parties importantes de la conversation sans avoir à la gérer vous-même. Cependant, si vous vous sentez plus à l’aise de prendre des notes vous-même, ouvrez un programme de traitement de texte ou de notes dans un écran séparé; plus sur la façon de partager l’écran d’une seule fenêtre ci-dessous.
De plus, l’envoi de notes de réunion pour récapituler ou définir les éléments d’action est un excellent moyen de faire avancer les projets et les flux de travail.
7. Assurez-vous d’avoir un Internet fiable
La dernière chose que vous voulez pendant un appel de partage d’écran, c’est que votre connexion Internet s’éteigne et que vous perdiez la connexion pendant que vous vous présentez à des collègues ou à des clients.
Cela serait encore plus préjudiciable si vous êtes au milieu d’une démonstration importante avec un client potentiel majeur ou si vous donnez un webinaire à des centaines de personnes dans votre public.
Surtout si vous débutez dans le travail à domicile, donner à votre fournisseur d’accès Internet un appel ou passer une conversation avec lui est une bonne idée pour vous assurer que votre Internet ne vous plaira pas.
8. Choisissez une seule fenêtre pour partager l’écran
Si vous ne partagez qu’un seul onglet, programme ou page, la plupart des logiciels de partage d’écran vous permettent de choisir la fenêtre ou le programme spécifique à partager avant de commencer.
Donc, si vous ouvrez accidentellement autre chose – une deuxième fenêtre de navigateur ou un programme – l’écran que vous présentez est la seule chose que votre public verra, vous aidant à sauver la face si vous commettez une erreur humaine.
9. Demandez à votre public s’il peut voir votre écran
Avant de vous lancer dans votre présentation, assurez-vous de faire tout dépannage nécessaire avec votre public. Demandez-leur s’ils peuvent voir votre écran et, dans le cas contraire, vérifiez que vous partagez correctement l’écran ou demandez-leur de raccrocher et de le réactiver.
Alors que vous pourriez vous sentir comme un robot ennuyeux demandant: « Pouvez-vous voir mon écran? » chaque fois que vous partagez un écran, il est important de vérifier afin de ne pas commencer à présenter vos informations et votre audience est complètement perdue.
Améliorez votre carrière
Rencontrer une équipe complètement ou partiellement éloignée peut être difficile mais peut être l’occasion de grandir et de s’adapter. Utilisez le temps pour devenir à l’aise de travailler avec une équipe à distance tout en créant une connexion agréable. En élargissant votre ensemble de compétences, vous développerez votre carrière et obtiendrez cette promotion vers laquelle vous travaillez.